Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług pocztowych na potrzeby Urzędu Gminy Nadarzyn w roku 2023/2024

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Gmina Nadarzyn

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 013269195

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Mszczonowska 24

1.5.2.) Miejscowość: Nadarzyn

1.5.3.) Kod pocztowy: 05-830

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL913 - Warszawski zachodni

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: gmina@nadarzyn.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.nadarzyn.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług pocztowych na potrzeby Urzędu Gminy Nadarzyn w roku 2023/2024

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-e69d1c0a-8a86-11ed-94da-6ae0fe5e7159

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00006388

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-01-03

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2022/BZP 00035134/01/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.3 Świadczenie usług pocztowych na potrzeby Urzędu Gminy Nadarzyn w roku 2023/2024

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://nadarzyn.ezamawiajacy.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Zamawiający dopuszcza możliwość przekazywania sobie przez strony postępowania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji elektronicznie na adres e-mail: przetargi@nadarzyn.pl
lub mciarka@nadarzyn.pl lub za pośrednictwem Platformy znajdującej się pod adresem: https://nadarzyn.ezamawiajacy.pl w zakładce „Pytania i odpowiedzi”.
2. Ogólne zasady korzystania z Platformy:
- zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Systemu na subdomenie https://nadarzyn.ezamawiajacy.pl lub https://oneplace.marketplanet.pl,
- Wykonawca po wybraniu opcji „przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl, gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub do założenia bezpłatnego konta,
- rejestracja Wykonawcy trwa maksymalnie do 2 dni roboczych, dlatego też Zamawiający zaleca Wykonawcom uwzględnienie czasu niezbędnego na rejestrację w procesie złożenia oferty w postaci elektronicznej,
- Po założeniu konta Wykonawca ma możliwość złożenia Oferty w postępowaniu.
Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności zawiadomienia oraz informacje, przekazywane są w sposób opisany w pkt. 2,
- Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SWZ. Składany wniosek można przesłać za pośrednictwem Platformy Zakupowej w zakładce "ZADAJ PYTANIE". W celu zadania pytania Zamawiającemu, Wykonawca klika lewym przyciskiem myszy klawisz ZADAJ PYTANIE. Powoduje to otwarcie okna, w którym należy uzupełnić wszystkie dane Wykonawcy, temat i treść/przedmiot pytania, po wypełnieniu wskazanych pól wraz z wymaganym kodem weryfikującym z obrazka Wykonawca klika klawisz POTWIERDŹ. Wykonawca uzyskuje potwierdzenie wysłania pytania poprzez komunikat systemowy "pytanie wysłane". Zamawiający udzieli niezwłocznie odpowiedzi, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert albo ofert podlegających negocjacjom, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynął do Zamawiającego nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania odpowiednio ofert albo ofert podlegających negocjacjom.
- Zamawiający informuje, iż w przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z zasadami korzystania z Platformy, Wykonawca winien skontaktować się z Centrum Wsparcia Klienta, dostępne codziennie od poniedziałku do piątku w godz. od 9.00 do 17.00 pod nr tel. 22 257 22 23 lub oneplace@marketplanet.pl
- korzystanie z Platformy jest bezpłatne.
3. Wymagania techniczno - organizacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej:
- stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,
- komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min 2GB Ram, procesor Intel IV 2GHZ, jeden z systemow operacyjnych - MS Windows 7 , Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje,
- zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa obsługująca TLS 1.2, najlepiej w najnowszej wersji w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0,
- włączona obsługa JavaScript,
- zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.
4. Zamawiający określa dopuszczalne formaty przesyłanych danych, tj. plików o wielkości do 100 MB w formatach: pdf., excel., doc., zip.
5. Zamawiający określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych, tj. plik załączony przez Wykonawcę na Platformie Zakupowej i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu składania ofert.
6. Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg czasu lokalnego serwera synchronizowanego odpowiednim źródłem czasu - zegarem Głównego Instytutu Miar.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Zamawiający dopuszcza dołączenie katalogu elektronicznego do oferty

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 oraz art. 14 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: RODO), Urząd Gminy Nadarzyn informuje, że:
− Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Gmina Nadarzyn zwana dalej administratorem, reprezentowana przez Wójta Gminy Nadarzyn, ul. Mszczonowska 24, 05-830 Nadarzyn,
tel. 227298185, fax. 227298175, e-mail: gmina@nadarzyn.pl, ePUAP: /8420yasifl/SkrytkaESP
− Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych - rodo@nadarzyn.pl
− Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze oraz wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi,
− Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest obowiązek prawny ciążący na administratorze, wynikający z przepisów prawa, nakładający obowiązek realizacji konkretnego zadania,
− Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne do realizacji celu ich przetwarzania, a konsekwencją ich niepodania będzie niemożliwość realizacji zadania,
− Dane osobowe będą przetwarzane przez okres realizacji danego zadania oraz zgodnie z przepisami dotyczącymi archiwizacji,
− Przetwarzane dane osobowe mogą być pozyskiwane od osoby, której dane dotyczą, a także ze źródeł publicznie dostępnych oraz od organów administracji publicznej, innych podmiotów i osób fizycznych zobowiązanych do przekazania danych osobowych,
− Dane osobowe mogą być przekazywane do organów publicznych i urzędów państwowych lub innych podmiotów upoważnionych na podstawie przepisów prawa lub wykonujących zadania realizowane w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej. Dane osobowe są przekazywane do podmiotów przetwarzających dane w imieniu administratora posiadających uprawnienia do ich przetwarzania

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Przysługuje Pani/Panu prawo do żądania od administratora:
- dostępu do swoich danych osobowych,
- ich sprostowania,
- ograniczenia ich przetwarzania,
- usunięcia,
- przeniesienia danych do innego administratora danych osobowych,
- wniesienia sprzeciwu.
− W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody przysługuje Pani/Panu prawo do wycofania w dowolnym momencie zgody na ich przetwarzanie, przy czym wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania.
− Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
− Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZPiFZ.271.1.2023

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych na potrzeby Urzędu Gminy Nadarzyn w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów (przesyłki listowe i paczki pocztowe), w obrocie krajowym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i obrocie zagranicznym.
2. W przypadku zmiany obowiązujących przepisów Wykonawca będzie świadczył usługi zgodnie z aktualnym stanem prawnym na dzień wykonania usługi.
3. Przez przesyłki listowe objęte przedmiotem niniejszego zamówienia Zamawiający rozumie:
1) zwykłe ekonomiczne – przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii,
2) zwykłe priorytetowe – przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii,
3) polecone ekonomiczne – przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,
4) polecone priorytetowe – przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,
5) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka listowa przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,
6) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,
7) przesyłki pocztowe terminowe w zakresie skutków nadania pisma (moc doręczenia) wymagające nadania u operatora wyznaczonego;
8) innych przesyłek wg cen wynikających z aktualnie obowiązującego cennika Wykonawcy,
- oraz ich ewentualne zwroty, które będą realizowane zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2022 r. poz. 896 ze zm.) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie, a w przypadku usługi pocztowej w obrocie zagranicznym – zgodnie z międzynarodowymi przepisami pocztowymi oraz obowiązującymi regulaminami dotyczącymi realizacji przedmiotowej usługi.
4. Wykonawca będzie wykonywał powierzone usługi, zgodnie z opisem realizacji zawartym w SWZ, umowie oraz opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 3 do umowy.
5. Przewidywane ilości i rodzaj przesyłek zostały określone w załączniku nr 1 do umowy.
6. Na podstawie art. 95 ust. 1 ustawy Pzp. Zamawiający określa wymagania zatrudnienia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących wskazane czynności w zakresie realizacji zamówienia tj. doręczanie przesyłek pocztowych.

4.2.6.) Główny kod CPV: 64110000-0 - Usługi pocztowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Ocena ofert zostanie przeprowadzona wyłącznie w oparciu o przedstawione kryterium oceny ofert. Oferta nie podlegająca odrzuceniu z najniższą ceną otrzyma maksymalną liczbę punktów. Pozostałym ważnym ofertom, przypisana zostanie proporcjonalnie mniejsza liczba punktów. Wynik będzie traktowany jako wartość punktowa oferty. Punkty będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zgodnie z regułą matematyczną.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Zamawiający nie wymaga złożenia podmiotowych środków dowodowych. Wykonawca potwierdzi brak podstaw do wykluczenia z postępowania na podstawie złożonego wraz z ofertą oświadczenia –zgodnie z załącznikiem nr 2 do SWZ.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Zamawiający nie wymaga złożenia podmiotowych środków dowodowych. Wykonawca potwierdzi spełnianie warunków udziału w postępowaniu na podstawie złożonego wraz z ofertą oświadczenia –zgodnie z załącznikiem nr 3 do SWZ.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-01-12 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Ofertę należy złożyć na Platformie pod adresem: https://nadarzyn.ezamawiajacy.pl, w zakładce „OFERTY"

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-01-12 12:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-02-10

8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji: Tak

8.6.) Maksymalna liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do negocjacji: 3

8.7) Kryteria oceny ofert, które zamawiający zamierza stosować w celu ograniczenia liczby wykonawców: